MENU

食品業界向け:報告書デザインの秘密に迫る ~優れた報告書とは?~|ニュース&コラム|品質マネジメントシステム(QMS)管理ソフトウェアならマスターコントロール

ニュース

MASTERCONTROL NEWS

コラム

食品業界向け:報告書デザインの秘密に迫る ~優れた報告書とは?~

2016-01-19

 
方針が確立し、計画も万全、SOPも完成しました。さあ、準備完了です。後は、実行に移すだけです!

しかし時には、こうしたペーパーワークが実際の食品安全や品質保証といった業務へと変える段階こそ、最も難関になることもあるのです。

食品安全マネジメントプロセスの導入を単純にするシンプルな方法とは、報告書の使いやすさを向上させることです。以下に、具体的な方法をご紹介します。
 
  • ・方針やSOPの作成と同じタイミングで報告書を作成しましょう。こうすることで、文書化が義務づけられる要件を網羅することができますので、何が必要かを不明瞭のままにすることはなくなります。
  • ・報告書が正当であることを確認する意味で、第三者機関による監査の際に、報告書がすべての要件を満たしているか否かについて確認してみましょう。
  • ・ファイリングのしやすさを考慮し、保存場所を示す識別子を一番上の定位置に表示しましょう。ファイリングしなければいけない書類は沢山あります。ご自身でより適したファイリング方法を見出してください。
  • ・要件は、計画や監査におけるリスト順でまとめるのではなく、実際の作業の順番に沿って整理しましょう。このような工夫により報告書がより使いやすくなり、正しく使用されるようになります。
  • ・チェックボックスを活用しましょう。読みやすい文字を書くことができる人は決して多くはありません。あなたの従業員の中には読みやすい文字を書く人がいないということもあり得るのです。
  • ・要件が多くない場合には、既存の報告書に追加することで全体的なペーパーワークを軽減させることを考慮してみてください。私は、過去にリスクの評価報告書に含まれていた7ページにわたる評価項目を1ページに変更したこともあります。
  • ・チェックする項目数が多い場合には、入力項目を省略可能な報告書の作成を検討しましょう。 報告書の特定範囲の回答がすべて「はい」の場合、チェックボックスのみチェックすれば良いという仕組みです。「いいえ」に該当する場合には、「いいえ」をチェックし、説明欄に詳細を記載し、是正措置を講じることが求められます。
    ・報告書は1ページに収めましょう。
  • ・担当者の母国語で読むことが可能であれば、報告書のパフォーマンスはさらに向上するでしょう。
  • ・業界用語は使用せず、シンプルな文章で作成し、他言語への翻訳がしやすいものが良い報告書といえます
  • ①中止形(don't)・などの使用はできる限り回避しましょう。
  • ②「汚染の証拠はなかったことを確認しましたか?」など、肯定の回答を求める否定疑問文は避けて作成します。このような文章は混乱を招く原因となります。
    ・SOPを作成するタイミングで報告書のデザインを決めることが可能であるように、食品安全問題が浮上した際に、必要とされる是正措置を報告書に追加することも可能です。使いやすさを追求し、他者の手を借りることなく誰もが適切な業務をこなせるような報告書を目指します。
    ・報告書の目的及び理由を冒頭に記載してみてください。今日の業務では、取り扱う報告書は多種多様です。一目でわかるラベルが冒頭にあれば、業務が少しでも楽になります。
    ・報告書では、従業員へのトレーニングが実施しやすいという点にも着目しましょう。説明しずらかったり、従業員が適切に使用できなかったりした場合には、アップデートが必要かもしれません。
    ・報告書のアップデート及び配布に関する合理的な計画をもとに運用してください。使用される報告書が統一されていないなどという事態は避けたいものです。
    ・報告書は我々の良きパートナーとなりえます。どのような情報が必要か、またどのように利用するのかが理解できていれば、報告書は必ずよりスムーズな業務を可能にする技術的ツールとなるでしょう。


I promise.(私がお約束します。)

著者のご紹介
Nye Joell Hardy
前職ではDole Fresh Vegetables社の食品安全性部門責任者を務めた経験を有します。現在は独立し、食品安全に関するテクニカルな問題や薬事的視点から執筆活動を行い、トレーニングや食品安全性計画、 報告書などを専門に活躍中。生産農業における経験は22年。大学では生物学を修め、食品安全性分野では修士号を取得。質問またはコメントがありましたら、badwolf@redshift.comまでご連絡ください。

本投稿は、英語の文献を元に翻訳または抄訳及び校正を行っており、本サイトに掲載されている全ての情報や画像の著作権は、当社(マスターコントロール株式会社)に帰属します(他社提供のクレジット表記入り画像等を除く)。コンテンツの再発行及び再配布は、個人利用の場合を除き、当社より許可を得た場合のみ可能です。また、本ブログを含む当社のWebコンテンツを利用することで発生する損害やトラブルについて、当社は一切の責任を負いません。

一覧へもどる

 Ⓒ Copyright 2000-2017 MasterControl K.K.
ALL RIGHTS RESERVED.

ページのトップへ