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リモート監査 ~法規制・規格対応とサプライチェーンの強化~【Part 2】|ニュース&コラム|品質マネジメントシステム(QMS)管理ソフトウェアならマスターコントロール

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リモート監査 ~法規制・規格対応とサプライチェーンの強化~【Part 2】

2020-10-14

本記事は連載企画の第2話です。第1話をご覧になりたい方は、こちらをクリックしてください。

Q. 適切にリモート監査を実施する上でのポイントについて教えてください。

Churchill氏:まず、食品の安全性などの監査を除き、リモートでも監査は適切に実施できるということを理解する必要があります。そして、計画と準備、コミュニケーションが非常に重要であるという点を意識する必要があり、この点に関しては、やり過ぎになってしまうことはありません。

まずは、監査担当者についてお話しますが、監査は実施する対象毎に内容が異なりますので、対象となる組織または部門が決まったら、従来より早い段階から担当者に入ってもらう必要があります。また、監査対象が新規の場合、準備時間や実施時間が長くかかることも想定した方が良いです。

下記は、監査を実施される担当者の方々へのアドバイスです。

  • 被監査側との関わりや距離感を意識しましょう。
  • 過去の手法に固執するのではなく、目標を実現する上で柔軟に考えましょう。
  • 事前に計画を策定し被監査側に十分な時間を持って通知しましょう(計画には確認する必要のある文書や記録、サイトツアーの要否、コンタクトを取る必要のある担当者の情報を含める)。
  • 監査の予定に想定より時間がかかったり、想定外の変更や対応があることもありますが、冷静で辛抱強い態度を心がけましょう。

リモート監査の計画や実施に不安がある場合、コンサルティング会社などのサポートを利用する選択肢もあります。リモート監査の導入には、既存の文書やプロセスに対するレビューを行い、変更や追加を行う箇所を特定する必要があり、そのような点にコンサルタントを活用することも可能です。転職等で他社から入社している担当者で、過去にリモート監査を経験している社員が在籍している場合を除き、1社で全てを対応することには、それなりのリスクも伴います。

下記は、そのような企業から依頼を受けたコンサルタントが意識すべきポイントです。

  • コンサルタントには、リモート監査の実施自体だけではなく、リモート監査自体に関する教育や、必要となるテクノロジーや既存プロセスの改善など、多岐にわたる領域に関するサポートが期待されています。また、被監査側で異なるWeb会議システムの使用を求められることもありますので、互換性等の問題など、潜在的な問題に関する情報提供も意識しましょう。
  • Web会議システムを使用する際の、セキュリティー対策についても押さえましょう。リモート監査では、様々な文書や記録の共有が発生することが想定され、そのようなプロセスに潜在する脆弱性などのセキュリティーリスクについて認識することは重要です。また、関連する法規制に対する認識の確認も行いましょう。
  • クライアント(監査を実施する企業)に模擬監査を実施してもらい、文書の確認や質問のやり取りなどを実際に行いながら、リモート監査における一連のプロセスを確認しましょう。

リモートで監査を受ける側も、監査を実施する側と同様に、方法や思考に関して柔軟に捉える必要があります。様々な新しい対応や既存の在り方への変更が求められることもありますが、積極的に対応することで、リモートでの監査を通じた自社の価値を高めることに繋がります。

本記事は連載企画の第2話です。第3話は数週間以内に公開いたしますので、お楽しみに!

著者のご紹介
Derec Churchill

シニア コンサルタント
Quality Support Group (QSG)
コミュニケーションの学士号を取得後、航空や防衛、医療機器、プラスチック包装、製造、食品、電線およびケーブル、マイクロエレクトロニクスなど、様々な業界の企業において、品質システムやコミュニケーション分野のコンサルタントして20年以上、従事してきました。品質マネジメントシステムで組織をリードすることを専門としており、これにはギャップ評価やシステム、監査プログラムの導入などが含まれます。また、文書管理やデータ管理の再構築や業務プロセスの合理化・再設計、システムの統合など、大規模な継続的改善プロジェクトも経験しています。また、シックスシグマブラックベルトやリーンエキスパート、ISO 9001、AS9100、ISO 13485の監査人としての認定も取得しています。
 
David Jensen

コンテンツ マーケティング スペシャリスト
MasterControl Inc.(マスターコントロール米国法人)
Westminister CollegeにてProfessional Communication、Weber State UniversityにてCommunicationの学位を取得後、Medical Product OutsourcingやBio Utahなどの媒体における執筆者として、長年従事し、現在はマスターコントロールのContent Marketing Specialistとして、Webサイトやホワイトペーパー、ブログ等に掲載される記事の執筆を担当しています。

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