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電子化を活用したサプライヤー管理|ニュース&コラム|品質マネジメントシステム(QMS)管理ソフトウェアならマスターコントロール

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電子化を活用したサプライヤー管理

2020-10-22


 

新型コロナウイルスの世界的な感染拡大は、サプライチェーンにも大きな影響を与えており、その管理方法等について、多くの企業で再検討せざるを得ない状況が発生しています。市場における需要や供給へも多大な影響が出ていますが、従業員の安全やコスト管理に注視し、スピードと品質のバランスも取りながら対応していくことが、各企業には求められています。また、一部製品については、大幅な需要増加も発生し、供給スピードを従来より高める必要がありますが、そのような状況下でも、原材料や部品等の管理、必要に応じたサプライヤーの追加や入れ替えなども行いながら、自社の基準を満たす状態を維持し続ける必要があります。

今回の新型コロナウイルスのような世界的な健康危機の状況下では、これまで以上に重要な役割が品質管理に求められています。医薬品や医療機器の持続的確保を実現する上で、生産量及びスピードの確保は市場全体が期待していることであり、そのニーズに応えながら、高い品質管理基準を維持し続ける必要があるからです。

品質に関する問題を未然に防ぐ為、サプライヤー管理の分野では、各社とのプロセスやデータの可視化が必要となります。これは高いレベルでの品質管理にも関係しており、企業はサプライヤーと協力し、情報共有やコミュニケーションを強化し、ゴールに導いていく必要があります。

サプライヤーを電子的に管理
企業とサプライヤーの関係は、各社の担当者レベルで繋がっており、協力体制の構築やシームレスなコミュニケーション、情報共有の透明性などが必要となってきます。現時点で特に問題がないようなケースでも、そのようなプロセスが存在していない場合には構築すべきプロセスであり、今回の危機に対応していくには、企業とサプライヤーも協力的なパートナシップを通じて対応していく必要があります。

また、健全な関係性や供給の安定性を確保するには、ベンダー監査やオンサイトでの訪問などもケースによっては必要となります。しかし、このような状況下での遂行は容易ではなく、各企業は、従業員の安全の確保とのバランスを取りながら、進めていく必要があります。

World Economic Forum(世界経済フォーラム)に2020年6月に掲載された記事(The ongoing impact of COVID-19 on global supply chains)では、今回の新型コロナイウルスの発生により、テレワークが様々な企業に展開されており、この状況下でのコミュニケーションや管理を目的とした様々な手法が誕生したこと、また、電子化を活用した新しい業務プロセスが以前の手法を上回る成果を上げ始めていることなどが触れられています。

今回のようなパンデミックは、人類を脅かす大惨事ではありますが、従業員やサプライヤーをウイルスに対するリスクにさらすことなく、また、不必要な費用を発生させることなく、監査等のサプライヤー管理におけるプロセスを合理化する機会と捉えることもできます。例えば、企業としてサプライヤー管理を電子化することで、従来は現地まで渡航する必要があったベンダー監査の移動が無くなり、これは担当する社内の従業員やサプライヤーにとっても、一つのリスクを取り除くことにつながります。

サプライヤー管理の電子化は、テレワークの実現にも大きく貢献しており、下記に幾つかの例をご紹介します。

  • ベンダー監査

サプライヤー管理ツールを使用することで、実施予定のスケジュールや定期監査の計画から、指摘事項の入力や回答のやり取り、CAPAへのエスカレーション、報告書の作成まで、各サプライヤーに対する監査における様々な業務の電子化及び自動化を実現することができます。また、サプライヤーに関する様々な情報も統合管理される為、ステータスのチェックや指摘事項に対する分析などもシステムを通じて可能になります。

  • サプライヤー評価

チェックリストやサプライヤーとのやり取りに関するデータの収集、文書管理、評価実施に対するリマインドなど、各サプライヤーに対する評価を実施する上で発生する様々な業務をシステムで管理することができます。これにより、従来は複雑であったリスクベースでのサプライヤー評価の統合管理を実現し、リアルタイムでのステータスや評価内容の共有を行うことができるようになります。

  • CAPA(是正措置、予防措置)

ソフトウェアを使用することで、CAPA管理に必要となる担当者間のワークフローや通知、フォローアップ、承認など、様々なタスクの自動化を実現することができます。また、ワークフローを活用することで、必要となる担当者を自動的に配属したり、ケースによってはサプライヤーに社内プロセスの一部に参画してもらうことも可能です。その結果、CAPAの精度や効率性、有効性などの大幅な改善に繋げることができます。

  • ゲストアカウントの活用

サプライヤーは社内の担当者ではないので、恒久的なアクセスは望ましくはありませんが、ケースによって、一時的なアクセスを付与し、サプライヤーにもソフトウェア内にて作業してもらうことが可能です。このような機能を活用することで、仕様書や契約書などの編集やレビューにシステム内から直接操作してもらったり、レポートの自動配信やプロジェクトにおける特定のタスクの割り当てなども可能となります。

結論
新型コロナウイルス後の「ニューノーマル」や、今後発生する可能性のあるリスク等を意識して、企業はサプライチェーンの不安定化に対応する戦略を保持する必要があります。しかし、新型コロナウイルスや類似した危機への対応が目的ではなく、企業やクライアント、従業員、そして、サプライヤーとの長期的な関係と健康維持を目的とすべきであり、関連するポリシーやプロセスのアップデートが必要となります。今回のような状況を危機として認識する必要はありますが、電子化や自動化を実現するチャンスでもあり、より効率的で効果的なサプライヤー管理に繋がればと考えています。

 

著者のご紹介
David Butcherは、ニューヨーク州立大学パーチェス校にてジャーナリズムの学士号を取得後、Technology Marketing社及びThomas Publishing社にて編集者として従事、現在はマスターコントロールのMarketing Communication Specialistを担当しています。

本投稿は、英語の文献を元に翻訳または抄訳及び校正を行っており、本サイトに掲載されている全ての情報や画像の著作権は、当社(マスターコントロール株式会社)に帰属します(他社提供のクレジット表記入り画像等を除く)。コンテンツの再発行及び再配布は、個人利用の場合を除き、当社より許可を得た場合のみ可能です。また、本ブログを含む当社のWebコンテンツを利用することで発生する損害やトラブルについて、当社は一切の責任を負いません。

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