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プロセスの導入と連携|ニュース&コラム|品質マネジメントシステム(QMS)管理ソフトウェアならマスターコントロール

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コラム

プロセスの導入と連携

2021-08-30

※本稿は、プロセスの改善や導入、連携、変更管理の複雑性をシンプルにする方法を紹介した連載企画です。プロセス改善を特集した第一弾はこちらからご覧ください。

複雑な課題に取り組み、透明性のあるプロセスに繋げる為には?本稿では、新しいシステムの導入と連携に向けて下記の5つのステップから構成される最適な方法を探していきます。


1. プレーブックを作成する

※プレーブックとは、アメリカンフットボールの試合において、フォーメーション別に戦略や戦術を記載した戦略一覧であり、現代のビジネスでは、何かを実現する際の実践的な計画やセオリーを規定した内容を意味しています。

導入における役割や責任を明確に定義したプレーブックを作成することで、組織のスキルを活用し、目的を達成することができます。

自社における取り組みに対するプレーブックの作成において、責任者は下記の内容を実施する必要があります。

  • お客様に対するインタビュー(例:お客様の声)を実施する。
  • 情報管理に関する要件を定義する(Smartsheetなどのツールを使用して電子化する)
  • 各役割間における連動から重要な意思決定への流れを調整する
  • 予定している作業内容に優先度を付け、判断する



2. 行動に対する評価

優れた成果とは、人々の行動によって作り上げることができます。組織編成の専門家であり、NASAの天体物理学部門の元ディレクターであるCharles J. Pellerin氏も「行動が結果を左右する」という点や、「注意を払うことや、どのような思考を持つかが行動に影響を与え、結果に導くことができる」と述べています。

この成功を実現する鍵は、ハードスキルとソフトスキルのバランスを取るべきであるという点です。その為、担当者の強みを生かし、安心して懸念点を協議できるソフトウェアを採用することで、継続的改善の強化に繫げることが可能です。

成果を上げることができている企業では、クロスファンクショナルな組織を構成する為、次のような手法を採用しています。

  • 自社の組織の強みや興味を特定し、活用する
  • 全員に長期的な価値をもたらす為、役割や責務を明確にする
  • 透明性のある管理体制を導入する



3. プロセスマップを作成

プロセスマップの作成は、新たな業務プロセス等を導入する上で重要です。より効果的なプロセスマップを作成するためには、組織全体に参画してもらう必要があります。

質問をする

プロセスの導入や連動を構築する際、下記に記載した内容を的確に把握する為、質問をすることが重要です。

  • 顧客の期待
  • 顧客の優先度
  • 顧客のニーズ


この情報を収集することで、顧客の要件を最短で実現する手法に繋げることができます。


非効率な要素や重複、付加価値のない工程を排除する

プロジェクトの複雑化を防ぐ為、業務プロセスを再設計し、無駄や非効率な要素を体系的に排除する必要があります。プロジェクト管理が可能なソフトウェアを活用することで、各業務との整合性の確保や管理を効果的に実践することができます。また、この段階では、マイルストーンに対する達成状況の判断や、次の段階へ移行するタイミングを把握することが重要です。

実業務に対する適用を行う上では、次の項目を必ず含める必要があります。

  • プロジェクトの開始日及び終了日
  • 重要なマイルストーン及び成果物
  • マイルストーンの達成に必要となるタスクの工数
  • スケジュールの検証及び確認


4. 導入及び実業務への適用に対する計画及び実行

適切な枠組みや構成を導入し、自社内の既存システムに統合する上で、「4D」の判断モデルに沿って、活動を推進することが効果的です。

  • Define(定義):情報を共有し、アイデアや選択肢を議論する。
  • Data(データ):データを収集し、判断を行う根拠となる主要なデータや指標を評価する。
  • Decide(決定):判断内容を確認する(組織または責任者の指示)。
  • Disseminate(普及):決定事項を社内に普及し、導入を促すことを積極的にサポートする。


多くのプロジェクトでは、決定権限を有する様々な階層の方々の賛同等を得ることができず失敗してしまいます。その為、プロセスマップを作成する初期の段階にて、意思決定を行う構造及び仕組みを確立することが、このような失敗を避ける上で効果的です。


5. ギャップを埋める為の教育

教育の内容は、使用する手順書や規制・規格、ガイダンス、マニュアル等との整合性を確保しながら作成を行います。

そして、教育には次のような内容を含める必要があります。

  • 可能な限り、導入と同時期に実施する。
  • 明確な教育カリキュラムや教育資料を受講者に提供する。
  • 業務を行う上で必要な知識や技能を受講者に提供する。
  • 従業員の理解度を確認する評価を行う。
  • また、将来入ってくる従業員も必要な教育が提供されるプロセスも必要です。


本連載の第三弾は9月下旬の公開を予定しており、導入を成功させる為のヒントをご紹介いたします。
 

著者のご紹介
Hitash Patel

Hitash Patel氏は、Entergy社のManaging Consultantであり、ライフサイエンス業界の企業が技術的及び組織的に複雑な課題に取り組み、解決する為の支援を行なっています。


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