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eQMS導入のリスクを軽減するためにOCMが存在する|ニュース&コラム|品質マネジメントシステム(QMS)管理ソフトウェアならマスターコントロール

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eQMS導入のリスクを軽減するためにOCMが存在する

2022-06-15

本シリーズの最終回は、電子品質管理システム(eQMS)の導入において過小評価される「変更リスク」に対処するための組織変更管理(OCM)のベストプラクティスについて見ていきます。OCMの原則と、デジタル品質管理システムの導入におけるその役割についてより深く理解するために、本シリーズの第1章および第2章をお読みください。

OCMはリスクを軽減するためにある!
技術の変化に対応するために、当たり前のことを当たり前に行うことが、失敗を招くことがあります。例えば、最近行われた大規模な導入では、特定のブラウザの使用が適切に評価されず、プロジェクトの一環としてそのブラウザを引退させる予定でした。重要なステークホルダーにとってミッションクリティカルなアプリケーションへのアクセスを提供していたことが考慮されていなかったのです。このケースでは、早い段階でこれを発見できるはずのOCM評価が、予算の問題で実施されませんでした。デジタル品質管理システムの導入において、なぜOCMが重要なのか、他の例も挙げてみましょう。

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変革はリスクか?
ほとんどのプロジェクトチームは、組織変革のこの側面に取り組んでいません。なぜなら、人々はその変革を受け入れるだろうと間違って思い込んでいるからです。しかし、特に変革的な変化には、大きな失敗の可能性があります。コストのかかる見落としや非採用リスクを減らすためのプラクティスとして、ステークホルダー評価、変更インパクト分析(CIA)、OCMプランなどが挙げられます。デジタル品質管理システムの導入において、これらのプラクティスが果たす重要な役割について、以下に概説します。

ステークホルダーアセスメント
第2章で紹介したOCMライフサイクルの「発見」のステップで説明したように、このアセスメントは意味のあるOCM作業を開始する前に行わなければなりません。OCMの手法は様々なプロバイダーから提供されており、それぞれが独自のアプローチでこれを実施しています。どのような手法であれ、ここでリスクの第一印象が浮かび上がってきます。ステークホルダーアセスメントは、デジタル品質管理システム導入プロジェクトの結果に、直接的または間接的に影響を与えるのは誰か、いつ、どのように影響を与えることができるかを徹底的に検討するものです。ステークホルダーはプロジェクトチームのメンバーだと勘違いされがちですが、そうとは限りません。

組織内の影響を受けるすべての地域と拠点について、徹底的な評価を行う必要があり、完了までに数週間かかることもあります。OCMのリードとして指定された人物は、現在の組織構造および既知の変更点を徹底的に理解するために、ビジネスリーダーに完全にアクセスできなければなりません(インタビューとアセスメントのため)。

ステークホルダー・アセスメントのアウトプットには、以下のものが含まれます(ただし、これらに限定されるものではありません)。

  • デジタル品質管理システムの影響を受ける全機能のインベントリ(およびそのタイミング)。
  • 懸案の変化に対する機能の警戒レベル(基本的な認識を持っているか、高い知識を持っているか、など)。
  • 成功/採用に対する機能の影響と影響力(グリッドなどの可視化可能な形式で図示)。
  • コミュニケーションと介入の強さ(高、中、低タッチ)。
  • 抵抗管理計画(リスクを最小限に抑え、変革の障壁を克服するための戦略を提示する)。


このアセスメントのアウトプットは、コミュニケーションの設計、ブリーフィングやワークショップの開発において重要であり、OCM計画の基礎となるものです。ビジネススポンサーやプロジェクトリーダーによって承認されると、OCMプランの重要な構成要素となります。よくある失敗例は、プロジェクトチームへの参加者が、すべての機能への影響を予見できないような少人数に限られている場合です。このような場合、クオリティリーダーが積極的に参加し、この演習と次の演習を完了させなければなりません。

変更影響度分析
CIAは、リスクを理解するために重要です。これは発見の段階で実施され、使用するOCM手法によって異なりますが、変更の範囲、規模、強度を定義するためのアウトプットとして、包括的なものでなければなりません。CIAは、テクノロジー、役割、文化、プロセス、トレーニングにまたがる変化を評価するため、単独で行うことはできず、チームワークとコラボレーションが優位に立つ必要があります。

OCMのリーダーは、eQMSベンダー、技術アナリスト、プロセスアナリスト、リーダーシップに完全にアクセスできなければなりません。技術的な要件を確定する必要があり、関係者にデモンストレーション、パイロットアプリケーションの結果、役割の定義などを提供することは非常に効果的です。デジタル品質管理システム導入後に職務内容の変更がある場合、リーダーシップは、どのような変更が発生し、誰が、いつ、どのように影響を受けるかを明確にする必要があります。

組織変更管理計画
OCMライフサイクルのデリバリーステージでは、すべてのOCMベストプラクティスからのアウトプットが集約される場所です。OCMの方法論は、この計画の作成方法について様々ですが、ここでは、この成果物におけるOCMリードの経験が非常に重要となります。すべての計画には、固有のセクションと要件があり、使用するOCM手法に基づいて実施された分析が、アウトプットを定義することになります。特定のOCM手法に関係なく、ステークホルダー評価、CIA、調査、インタビュー記録の結果は、OCMリードが解釈し、以下を含む有意義な計画を構築するために必要とされます。

  • エグゼクティブオーバービュー(調査結果、測定基準、成功する変化の定義などの概要)。
  • 組織の目標や使命に沿った詳細な戦略、およびデジタル品質管理システムとの関連性の説明。
  • コミュニケーション計画。
  • 介入(例:説明会、ラーニングラボ、タウンホールなど)。
  • 抵抗管理計画。
  • プロジェクトのタイムラインとマイルストーンに関連したOCMの成果物の統合スケジュール。


OCM計画は、デジタル品質管理システム導入プロジェクトを支援するためのすべての活動および成果物をガイドするものです。この計画は、プロジェクトのスポンサーであるエグゼクティブ、プロジェクトリーダー、ビジネスリーダーによってレビューされ、承認される必要があります。OCM計画は生きた文書であり、プロジェクトの境界が修正されたり、予期せぬ遅延が発生した場合には、変更される可能性があります。

実社会での教訓
最近のデジタル品質管理システム導入プロジェクトでは、ステークホルダーアセスメントで、プロジェクトが主催する主要地域以外の主要ステークホルダーを見落としていました。それは、プロジェクトのタイムラインの後半に発見されました。このグループの代表者はおらず、導入が延期されたため、グループリーダーからの抵抗やサポート不足が生じました。このグループの参加には数ヶ月を要し、最初から参加させていれば回避できたかもしれません。

また、CIAの実施期間中、技術資源へのアクセスが制限されたケースもありました。さらに、OCMチームからの注意事項があったにもかかわらず、CIAが実行されました。重要な技術的知識が含まれていなかったため、新しいプラットフォームへの移行に伴う深刻な技術的課題に対する見方が甘くなり、プロジェクトが3カ月も遅れてしまったのです。

OCMが執行機能として認識されず、そのための適切な資金が配分されないと、OCMはしばしばコミュニケーションだけに追いやられてしまいます。例えば、最近の大規模なデジタル品質管理システム導入プロジェクトで、上級レベルの利害関係者の抵抗を克服するための介入が必要だったとき、その懸念を払拭するために必要な活動ができなかったのです。これは、このプロジェクトが戦略的に重要視されずに、電子メールに留まっているのではないかという大きな懸念を抱かせるものでした。

デジタル品質管理システムの導入プロジェクトは、ライフサイクルが長く、複数の段階を経るため、OCMはその期間中、重要な役割を果たします。プロジェクトフェーズの成功は、次の成功への道を開くものです。変革には時間がかかりますが、持続可能な考え方があれば、組織のさらなる進歩につながるでしょう。

あなたのeQMSの取り組みが成功することを祈っています。
 

著者のご紹介
Nancie Celini

Nancie Celini博士は、情熱的な人間であり、個人的な変化、人間の健康について生涯にわたって提唱しています。ライフサイエンス業界において、組織変革のマネジメントを中心にキャリアを積んできました。彼女のユニークなアプローチは、ストラテジスト、エグゼクティブリード、問題解決者として、変革の取り組みに関わるすべての人々のベストを活用するものです。タイ、インド、日本、ヨーロッパ、米国など世界各地で活動。また、非営利のヘルスケア、政府の医療研究、ライフサイエンス分野のクライアントと数十年にわたり、組織改革マネジメント、教育、テクノロジーの分野で革新的かつ先駆的な仕事をしてきた経験から、彼女の仕事は深化しています。

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